Jak postępować w sytuacjach spornych podczas realizacji usług scenotechnicznych? O tym musisz pamiętać!
Podczas każdej współpracy życzylibyśmy sobie, aby wszystko przebiegło bez zarzutu. Jednak życie jest życiem i konflikty zdarzają się – nawet najbardziej ugodowym osobom. Co zrobić, gdy pojawi się spór? Jak postępować kiedy my bądź druga strona naszej umowy wyrządzi szkodę lub nie wywiąże się z ustalonych warunków współpracy? O czym należy pamiętać w takich sytuacjach?
Nie popełnia błędów ten, kto nic nie robi – to powszechnie znane powiedzenie. Przedstawiamy Wam kilka zasad, o których należy pamiętać w sytuacji spornej z kontrahentem w branży scenotechnicznej (i nie tylko).
1. Dobrze spisana umowa
Należy pamiętać o tym, że umowa spisywana jest przede wszystkim „na złe czasy”, a nie na te dobre. Kiedy pojawia się spór między kontrahentami, pierwszym dokumentem, po który sięgamy, jest właśnie umowa. Wówczas pojawiają się pytania:
- czy należycie zabezpieczyliśmy własne interesy?
- czy zadbaliśmy o szczegółowe warunki naszej współpracy oraz konsekwencje niewywiązania się z nich dla każdej ze stron?
- czy dokładnie opisaliśmy przedmiot zamówienia oraz obowiązki stron?
- czy wskazaliśmy, co strony rozumieją pod pojęciem „siły wyższej’?
- czy uwzględniliśmy zasady odbioru przeprowadzonych prac, warunków zapłaty oraz gwarancji?
Są to bardzo istotne kwestie, które warto przemyśleć i sprecyzować przed podpisaniem dokumentu. W sytuacji spornej, pierwszą czynnością stron jest sięgnięcie do umowy i szukanie argumentów swoich twierdzeń. Odpowiednie i przemyślane opisanie warunków współpracy to najważniejsza część każdego kontraktu. Nic tak nie usprawnia współpracy, jak świadomość zasad i warunków.
2. Umiejętna komunikacja
Tę zasadę powinna opisywać już sama umowa. Współpraca bez komunikacji stron jest skazana na porażkę, niezależnie, czy mówimy o dużych czy małych projektach. Życie jest nieprzewidywalne i wiele sytuacji wymaga bieżących ustaleń. Wskazanym jest, aby strony podjęły najpierw dyskusję i chęć „pokojowego” rozwiązania zaistniałego konfliktu. Dlatego dobrą praktyką jest zobowiązanie się stron do podjęcia negocjacji w sytuacji spornej.
3. Starannie sporządzona dokumentacja
Jeżeli strony chcą podejmować rozmowę, muszą opierać się o konkretne dane. W tym pomocne będą: protokoły strat/problemu/błędu spisane przez świadków zdarzenia, zdjęcia, video itp. Pamiętajmy więc, aby tworzyć i gromadzić tego typu dokumentację na bieżąco i na ”wszelki wypadek”, gdyż jej posiadanie może przesądzić o rezultacie sprawy, wygraniu sporu z kontrahentem.
4. Wiedza eksperta – wsparcie, z którego warto skorzystać
Często strony nie potrafią dojść do porozumienia, bo nie zgadzają się z wzajemnymi argumentami, albo brakuje im wystarczającej wiedzy w celu rozwiązania konfliktu. Wtedy warto skorzystać z pomocy eksperta, który podejmie się analizy sprawy, zbada dokumentację, przeprowadzi wywiad ze stronami – i ostatecznie sporządzi opinię w danym temacie. Opinia niezależnego eksperta jest często łatwiejsza do przyjęcia niż argumentacja strony konfliktu. Kiedy już wiemy, co się wydarzyło i kto odpowiada za szkodę, możemy kontynuować negocjacje.
5. Sąd – ostateczność, która bywa najlepszym wyjściem
Kierowanie sprawy do sądu to ostateczność. Kiedy jednak wyczerpaliśmy już wszystkie opcje polubownego rozwiązania sporu i strony nadal nie mogą dojść do porozumienia, pozostaje skierowanie sprawy do sądu. Niekiedy jest to jedyny sposób do zakończenia konfliktu, szczególnie wtedy, gdy strony nie chcą się ze sobą komunikować, nie wyrażały chęci do polubownego zakończenia sprawy. Trzeba więc pamiętać, że wejście na drogę sądową – choć kosztowne i stresujące – bywa niekiedy jedynym słusznym rozwiązaniem.
6. Opinia biegłego sądowego
Zlecenie wydania opinii przez biegłego sądowego jest bardzo popularnym rozwiązaniem stosowanym przez sąd. Tu musimy pamiętać, że w sytuacji, gdy przed sprawą sądową zatrudnimy we własnym zakresie eksperta do sporządzenia opinii dla własnych celów, ten sam ekspert nie może już opiniować w sprawie jako biegły. Ktoś by pomyślał, po co nam zatem zatrudnianie eksperta przed skierowaniem sprawy do sądu? Otóż, biorąc pod uwagę nakłady finansowe i czasowe jakie musimy podjąć przy sprawach sądowych, zawsze warto spróbować polubownie rozwiązać spór.
Ps. Odpowiednia komunikacja to antidotum na wszelkie spory, zarówno te personalne, jak i biznesowe. Dlatego jeśli macie problem z kontrahentem – warto rozmawiać, negocjować! Nie ma sytuacji trudnych, są mniej lub bardziej skomplikowane. W tych skomplikowanych można skorzystać z dodatkowego wsparcia, jakim jest ekspert w danej dziedzinie. Jeśli więc potrzebujecie wsparcia z branży scenotechnicznej, polecamy Piotra Zajkeiwicza – eksperta ds. elektroakustyki i instalacji scenotechnicznych.
