Zamówienia publiczne na usługi scenotechniczne. 10 najczęstszych błędów w opinii Piotra Zajkiewicza
Przez 25 lat pracy na scenie miałem okazję spotkać się z przeróżnymi sytuacjami, które utwierdziły mnie w przekonaniu, że organizacja imprezy nie jest sprawą prostą. Wielokrotnie współczułem ludziom, którzy raz w roku muszą stać się organizatorami, choć wcale tego nie chcą i się na to nie pisali. Chcę się więc podzielić spostrzeżeniami, które być może pomogą tym, którzy niedługo (oby jak najszybciej) będą musieli się wcielić w rolę organizatorów jednej imprezy.
Jakie są najczęstsze błędy? Zamówienia publiczne, scenotechnika i organizacja imprezy to złożony proces, który wymaga zintegrowanej wiedzy z bardzo wielu obszarów. Często jednak błędy wynikają nie tyle z jej braku, co właśnie z zaniechania myślenia o sprawach dosyć oczywistych i przyziemnych lub braku myślenia holistycznego – czyli „całościowego” ogarniania tematu.
Co rzuca się w oczy w związku z koniecznością zamówienia obsługi technicznej imprezy? Oto 10 najczęstszych błędów w zamówieniach publicznych na scenotechnikę, których możesz uniknąć w porę!
1. Niedoszacowanie budżetu
To chyba najczęstsza sytuacja. Trzeba pamiętać, że koszt imprezy to nie tylko koszt zespołu i jakiejś obsługi technicznej. Oprócz kosztów, który management zespołu przedstawia w ofercie, należy również zapoznać się z wymogami techniczno-socjalnymi. Niektóre zespoły mają dość rozbudowane wymagania techniczne, których spełnienie jest dodatkowym kosztem. Podpisując umowę z takim zespołem, organizator deklaruje spełnienie ich wymogów technicznych, a jeśli są one ‘drogie’ to koszt ten przekłada się na realizatora. Często również hotele i wyposażenie garderoby jest kosztem wyższym niż można się tego spodziewać. Do całości kosztów dochodzą również takie, o których nie myślimy w pierwszej chwili – agregat z paliwem, ZAiKS, sprzątanie po imprezie.
2. Niedoszacowanie czasu realizacji
Niedoszacowane też bywają czasy. Zdarza się, że jeden zespół wymaga czterech godzin na próbę, drugi trzech, a organizator chce zacząć imprezę w południe, zaprezentować osiem lokalnych zespołów rockowych, trzy kapele ludowe, grupę taneczną, szkolny teatrzyk, pokaz sztukmistrza z Lublina, koncerty dwóch gwiazd i skończyć o 22. No niestety, tak się nie uda. Nie da się też w ciągu dwóch godzin zdemontować całego sprzętu i sceny. A widziałem kilka zamówień gdzie wpisana była impreza do północy i czas oddania placu do np. 4 rano pod rygorem kar. Oczywistym jest więc, że wszyscy oferenci doliczają koszt kar do ceny usługi (bo nie da się w tym czasie zdemontować wszystkiego i posprzątać placu), wymaganie więc takich rzeczy jest przejawem niedbałości o budżet.
3. Zapominanie o „bardzo przyziemnych sprawach”
Pewnie niektórym trudno w to uwierzyć, ale wielu organizatorów zapomina o tak podstawowych rzeczach jak potrzeby fizjologiczne ekip technicznych. Wielokrotnie trafiałem na imprezę, której montaż rozpoczynał się np. o 3 rano w miejscu gdzie nie było ani pół toalety, a zamówione przez organizatora „toi-toje” miały przyjechać np. na 12 czy 16. Mamy XXI i takie rzeczy się dzieją. To po prostu wstyd dla organizatora.
4. Nieoptymalne dysponowanie budżetem
Wielokrotnie uczestniczyłem służbowo w imprezach, gdzie zaproszone były trzy (lub więcej) wysokobudżetowe gwiazdy, a budżetu na technikę nie było wystarczająco, żeby zatrudnić sprawdzone ekipy. W związku z tym obsługi takiej imprezy podejmowała się firma, bez doświadczonych ludzi i bez należytego sprzętu. Można zadać sobie pytanie, czy konieczne były trzy zespoły pochłaniające 95% budżetu. Zmiana jednego z zespołów na trochę ‘lżejszy’ kwotowo pozwoliłaby zatrudnić technikę adekwatną do rangi i rozmachu imprezy, co z kolei zmniejszyłoby niejednokrotnie ilość problemów podczas wydarzenia oraz zaoszczędziło stresu.
5. Wrzucanie wszystkiego „do jednego worka”
Z jednej strony zamówienie publiczne na kompletną obsługę imprezy, tj. scena, światło, dźwięk, multimedia, catering, barierki, ochronę, toi-toje i wesołe miasteczko daje pozorną wygodę w postaci jednej firmy do kontaktu, fakturowania, etc. Generuje to jednak często więcej kłopotów i kosztów niż to warte. Nie znam na naszym rynku firmy, która miałaby możliwość zapewnienia wszystkich tych oczekiwań samodzielnie. Owszem, scena, światło i dźwięk występują razem, toi-toje i barierki również, ale wszystko razem już na pewno nie.
Zrozumiałym jest więc, że do przetargu startują firmy biorące podwykonawców. Implikuje to zwiększenie sumarycznego kosztu, ponieważ firma ofertująca dolicza marżę na każdym z elementów. A nie mamy gwarancji, że komunikacja przebiegnie sprawniej niż z kilkoma firmami. Może się wręcz okazać, że jest odwrotnie. Często wygrywają firmy z małym doświadczeniem (kryterium ceny), nie posiadające w swoich zasobach doświadczonych koordynatorów. Robi się więc „głuchy telefon” i ze sporym prawdopodobieństwem coś pójdzie nie tak.
6. Brak koordynatora z ramienia organizatora
Prostym rozwiązaniem ułatwiającym organizację imprezy jest zatrudnienie niezależnego i doświadczonego koordynatora. Osoba taka dopilnuje w imieniu organizatora chronologii wydarzeń, porządku na scenie, wcieli się w tzw. stage managera, zarządzającego działaniami na scenie (brak takiej osoby powoduje olbrzymi bałagan na scenie, nikt nie wie, kiedy ma wejść/zejść/próbować/występować). W stosunku do kosztów całej imprezy, zatrudnienie koordynatora jest kosztem znikomym, a zysk olbrzymi!
7. Dopuszczenie działań niezgodnych z prawem (!)
Jak wspomniałem na początku, podpisując umowę z zespołem, organizator akceptuje jego wymogi techniczne (czyli tzw. rider techniczny). W riderze często wpisane są konkretne modele konsolet czy systemów nagłośnieniowych wymaganych przez realizatora. Niestety częstą praktyką jest oferowanie przez firmy scenotechniczne sprzętu niezgodnego z wymogami zespołu, wychodząc z założenia, że ‘przyjadą i zagrają’. Faktycznie, w większości przypadków tak się właśnie dzieje.
Czasem firma taka kontaktuje się z zespołem, proponując rozwiązanie alternatywne i jeśli zespół się zgadza (czy raczej realizator w imieniu zespołu) to taki sprzęt jest wyceniany i trafia do oferty. Działania takie są niezgodne z prawem i mam podstawy wierzyć, że coraz częściej będzie prowadzona weryfikacja, czy dostarczony sprzęt był zgodny z tym, jaki był wymagany riderami technicznymi.
Warto więc na etapie składania ofert oczekiwać dostarczenia specyfikacji oferowanego sprzętu, a do komisji odpowiedzialnej za rozstrzygnięcie przetargu lub zapytania powołać niezależną osobę z doświadczeniem scenotechnicznym. Należy też zweryfikować, czy sprzęt dostarczony zgadza się ze sprzętem oferowanym.
8. Brak odpowiedniej dbałości o bezpieczeństwo
W zasadzie ten punkt powinien być pierwszym, ale dla budowania dramaturgii umieszczam go tutaj. A mówimy teraz o bezpieczeństwie. Czy wiecie, że każdego roku przewracają się lub załamują w Polsce średnio dwie sceny? Co prawda, nie słyszałem o ofiarach śmiertelnych w Polsce w związku z tym (aczkolwiek trochę krzywd się wydarzyło). Czy chcecie być pierwszą gminą/miastem/instytucją która wpiszę się na listę śmiertelnych wydarzeń scenicznych? Jeśli nie, to wymagajcie odpowiednich scen, posiadających odpowiednie dokumenty bezpieczeństwa, skonstruowane zgodnie z wytycznymi, zabezpieczonymi jak należy i z odpowiednią ekipą do ich obsługi.
Tu cena nie może być jedynym kryterium. Jeśli przestanie działać nagłośnienie – trudno, będzie afera, szybko minie. Jeśli przestanie działać oświetlenie, to jest spora szansa, że nikt poza ekipą od światła tego nie zauważy. Kiedy jednak przewróci się scena lub ktoś zrobi sobie na niej krzywdę, wtedy trudno będzie zapomnieć o takim wydarzeniu. Warto więc zadbać, by zamówiona scena była sceną bezpieczną. I tu oczywiście niezależny specjalista od konstrukcji scenicznych jest niewspółmiernie niskim kosztem do całości przedsięwzięcia oraz do zysków.
9. Brak odpowiednich uprawnień i zabezpieczeń ekipy technicznej
Trochę w nawiązaniu do punktu poprzedniego – mało kto zwraca uwagę na bezpieczeństwo. Organizatorzy nie wymagają ekip z uprawnieniami, noszących kaski czy uprzęże do pracy na wysokości. A to poważny błąd.
10. Błędy merytoryczne
Niestety, w wielu przetargach i zapytaniach pojawiają się błędy merytoryczne. Często są one wynikiem błędnej interpretacji Riderów technicznych (np. jeśli w riderze technicznym jest wymóg mocowy aparatury – nagłośnienie 5 kW na stronę, to wiadomo, że autor tego ridera nie ma nawet podstawowej wiedzy z zakresu nagłośnienia, konieczne jest więc doprecyzowanie z managementem zespołu prawdziwych i zgodnych z fizyką zapisów, które jednoznacznie pozwolą na odbycie się imprezy), czasem niewiedzy osób, dla których organizacja imprez nie jest codziennością.
Warto zadbać o to, żeby każdy projekt kulturalny realizować według najlepszych standardów organizacyjnych i wykonawczych. Szkolenia dla Kadr tworzy zespół ludzi z 25-letnim doświadczeniem w branży estradowej, specjalizujący się w technice scenicznej, organizacji i obsłudze wydarzeń kulturalnych. Warto skorzystać ze szkoleń i konsultacji, aby realizacja zamówień publicznych na usługi i dostawy scenotechniczne nie była serią (często kosztownych) błędów.
